Q1　改正電帳法の特別措置　「相当の理由」って何？

　改正電帳法では、「要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由」があると認められる場合には、出力書面等による保存を可能とするための措置が講じられたそうですが、「相当の理由」とはどのような状況を指すのでしょうか？

A1　電磁的記録の保存のための環境が整っていない事情があることです。

　注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書等を電子データでやりとり（電子取引）したときには、印刷して紙で保存する、といった対応では不可とされ、電子保存をしなければなりません。

　ただし、保存要件に従って保存することができなかったことについて「相当の理由」があり、データのダウンロードの求めに応じることができるなどの対応をしていれば、猶予措置の対応を受けられます。

　この場合の「相当の理由」とは、システム等の整備が間に合わないなど、原則的なルールに従って電子取引データの保存を行うための環境が整っていない事情がある場合が該当します。資金繰りや人手不足等の自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含めてよいこととされています。

　電子取引データをプリントアウトした書面を提示・提出することができるようにしていない、またはダウンロードの求めがあったときに、求めに応じることができるようにしていない場合には、猶予措置を含めてルールに従った保存ができているとは言えませんので、速やかな対応が必要です。

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